幹事の花見の準備物!お花見までの段取りってどうすれば良い?

幹事の花見の準備物!お花見までの段取りってどうすれば良い?

桜の花がちらほら咲き出し、いよいよお花見のシーズンになりましたね!そして毎年恒例のこのイベントを任せられた「幹事さん」は準備を始めなければいけません。

慣れた幹事さんなら効率よくスケジュールを立てることができますが、中には初めてといった方もいます。出席者の人数が多ければ、前もって場所の確保もしなければいけなかったりとなかなか大変ですよね。

やはり楽しいお花見にするのも幹事の手際次第というところはありますので、今回は「幹事の花見の段取り」についての内容になります!楽しくプランを立てられるよう、しっかり手順をご説明させていただきます。

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1. 日程を決めよう!

まず最初に幹事が決めることはお花見を行う日程です。桜の花が満開になる時を狙って天気予報をチェックしておきましょう。同時に花は風や雨ですぐに散ってしまうので、春の変わりやすい天候にも注意しましょう。

また雨が降る予報前後にお花見の日程を取ることも避けた方が無難です。晴れていても雲行きがあやしくなり雨が降る可能性もあります。

そして一度日程を決めたら晴れることを願うのはもちろんですが、万が一雨が降ってしまったら居酒屋を予約しておけば、お花見が問題なく開催することができます。しかしキャンセルしなくてはいけない場合のことも考え、予約の際にお店の人と相談しておきましょう。

また突然の雨で途中駆け込む必要も予測して、お店の場所はお花見の会場から近いところを選びましょう。

2. お花見の通知を送る。

日程が決まったらさっそくお花見の開催メールを送りましょう。すでに決めた日程に予定が入っている人もいるので多めにメールを出しておきましょう。そして返事はいつまでにと期限を添えておけばプログラムが組みやすくなります。

初めての幹事担当なら、ちょっとした自己紹介を含めたメールにすれば受け取った人に好感が持てます。参加者にも親しみやすくなりお花見の進行がしやすくなります。

3. 参加者のリストアップと分担

参加者のリストアップは、間違えがないように返事が来るたびにチェックしておきましょう。また個人別に宴会代を払う時はそのチェックも忘れないようにしましょう。

また幹事のサポートとして参加者の中からお花見の役割担当者を選びましょう。参加者の希望も取り入れればカンタンにお花見担当を振り分けることができます。

そして料理やカラオケなどの担当者は4〜5人のグループで協力すれば持ち込みや片付けも楽ですし、色々なアイデアを出してお花見を個性的なものにすることができます。

お花見に分担するもの

  • 音響関係
  • 二次会
  • 料理
  • 飲み物
  • 食器類
  • ゴミ捨て

4. 二次会のお店を決める。

参加者の人数がはっきりと決まったら二次会の居酒屋に予約を入れましょう。人数が多いほど早めの予約をすればお花見のスケジュールもスムーズに進みます。そして二次会の場所はお花見会場から歩いて行ける距離が良いでしょう。

そして料理なども出来ればお任せでなく、出席者の意見も取り入れながら好みのおつまみをオーダーすれば「できる幹事!」として人気者になりますよ!

また必要であれば雨天の時のために居酒屋に予約を入れますが、キャンセルの時の面倒な手続きもあります。よほど雨続きの天気予報でない限り、桜の下の宴会を諦めずにいましょう!

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5. 会場の場所取り

大切な場所取りに意気込む幹事もいるでしょう。馴染みのある場所なら探しやすいですが、初めての場所なら下見をして決めると間違いがないでしょう。

場所選びのポイントとしては、桜の花が咲き乱れて集中している場所を優先的に取ります。さらに周囲にトイレや水飲み場があれば安心してお花見に臨めます。

6. お花見会場の司会進行

幹事は司会者のようなものですから開場から閉会までリーダーシップを取らなければいけません。まず誰よりも早めに会場に到着してそれぞれの担当者との打ち合わせをする必要があります。

そしてお花見会場は他にも多くの花見観光客がいるので、目印となる表示を置いたりして参加者がスムーズに会場にたどりつけるようにしましょう。

出席者がそろったら幹事は簡単な自己紹介に加え、担当者の紹介そして楽しいお花見のスタートを切りましょう。スピーチにはちょっとした冗談もさりげなく入れると出席者もリラックスしますよ!

またカラオケやエンターテインメントの始まりには、出席者の注目を誘ってそれぞれのパフォーマンスをみんなで楽しみましょう。

7. 宴会後の締めくくり

楽しいお花見の締めくくりには参加者全員に感謝の気持ちを伝えます。そして来年もさらに楽しいお花見にすることを約束しましょう。

そして二次会がない場合は最後にみんなで一緒になって歌うのも良い思い出になりさらに一体感が湧きます。歌い終わった後は宴会の高潮が冷めないうちに、桜をバックに記念の写真を撮りましょう!

また宴会後は出したゴミをしっかりとゴミ箱に捨てましょう。散らかしたまま帰ってしまうのはマナー違反ですし、せっかくの綺麗な桜の花が台無しになってしまいますね。

まとめ

幹事がやることはたくさんありますが、自分のスタイルでお花見がプログラムできる楽しい仕事です。そして準備から片付けまで充実感を得られれば幹事として大成功!ですね。

さらに参加者の満足感や拍手により疲れも吹き飛んでしまうどころか、来年もぜひやってみたいと思うでしょう。エキスパートな幹事になって、ステキなお花見を盛り上げましょう!